REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen seloste
Viimeisin muutos 11.2.2025

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Villein Oy
Y-tunnus: 2429395-2
Osoite: Pihlajamäentie 41, 35300 Orivesi
Sähköpostiosoite: jukka.aikas@villein.fi

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö
Jukka Äikäs
Sähköposti: jukka.aikas@villein.fi
Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.

2. Rekisterin nimi

Villein Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät:

  • asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen
  • palveluiden ja tuotteiden tarjoamiseen
  • tilausten käsittelyyn ja toimittamiseen
  • viestintään ja markkinointiin (mm. sähköinen suoramarkkinointi, kutsut)
  • laskutukseen ja maksujen seurantaan
  • asiakkaiden profilointiin palvelun parantamiseksi
  • asiakaspalautteiden keräämiseen ja käsittelyyn
  • oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseen

4. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

  • Sopimus tai sen valmistelu: Tietojen käsittely on tarpeen tilausten toteuttamiseksi ja asiakassuhteen hoitamiseksi.
  • Lakisääteinen velvoite: Käsittely on tarpeen lakisääteisten velvollisuuksien, kuten kirjanpito- ja verovelvoitteiden, noudattamiseksi.
  • Oikeutettu etu: Villein Oy:n oikeutettu etu kehittää liiketoimintaa sekä tarjota ja tuottaa tehokkaasti palveluita asiakkailleen. Tähän sisältyy muun muassa markkinointi ja asiakasprofilointi.
  • Suostumus: Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi pyytämällä poistamaan häntä koskevat tiedot markkinointirekisteristä. Kun käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla siitä yhteyshenkilölle.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia yksilöiviä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia niiden käyttötarkoituksien kannalta:

  • Henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Organisaation/yhteisön yhteystiedot
  • Tilaushistoria, sopimustiedot ja laskutustiedot
  • Asiakasviestintään ja asiakaspalautteisiin liittyvät tiedot
  • Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot
  • Verkkosivuston käyttöä koskevat tiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä evästetunnisteet

6. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen tai tehdyn sopimuksen täytäntöönpanon tai asiakaspalvelun kehittämisen tarvittavan ajan. Perustelluista syistä henkilötietoja voidaan säilyttää tätä pidempiään arkistointitarkoituksessa.

Säilytysaikoja ohjaavat erityisesti:

  • Kirjanpitolain mukainen säilytysvelvoite (kirjanpitoaineisto 6 vuotta tilikauden päättymisestä)
  • Sopimuksiin liittyvät takuu- ja reklamaatioajat
  • Markkinointirekisterin osalta tiedot säilytetään, kunnes rekisteröity kieltää markkinoinnin tai pyytää tietojen poistamista

Tarpeettomiksi käyneet henkilötiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa säilytystarpeen päättymisestä.

7. Tietolähteet

Asiakastietojen lähteinä ovat henkilökohtaiset kohtaamiset, sähköpostiviestit ja rekisterinpitäjän verkkosivustolla olevat lomakkeet sekä tilaukset, jotka käynnistävät asiakas- tai prospektisuhteen. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot kerätään heidän suostumuksellaan joko verkkosivustolla vierailun aikana tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

Lisäksi tietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä tai muista julkisista yritysrekistereistä.

8. Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Villein Oy voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, mikäli yhtiön ylläpidon ja markkinoinnin toteuttaminen sitä vaatii. Tällöin Villein Oy varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietojen luovutus kolmannelle osapuolelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla.

Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

  • Verkkokauppa- ja maksunvälityspalveluiden tarjoajat
  • Kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajat
  • Markkinointi- ja analytiikkapalveluiden tarjoajat
  • IT-infrastruktuuri- ja pilvipalveluntarjoajat

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja säilytetään ensisijaisesti Suomessa tai muualla EU-/ETA-alueella. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, huolehtii Villein Oy henkilötietojen suojan riittävästä tasosta solmimalla asianmukaisesti laaditun sopimuksen, kuten EU:n hyväksymät vakiosopimuslausekkeet, EU/ETA-alueen ulkopuolella olevan tietoja vastaanottavan tahon kanssa.

Luovutus viranomaisille

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tilanteissa, jotka ovat lainsäädännön velvoittamia ja oikeuttamia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tuomioistuimen tai viranomaisen asiaankuuluvalla lainkäyttöalueella antama määräys. Tietojen ilmoittaminen voi olla oikeutettua, jos Villein Oy:n on estettävä yritykseen kohdistuvaa petollista toimintaa. Toimimme näissä tilanteissa sovellettavien lakien mukaisesti.

9. Evästeet

Villein Oy käyttää sivustollaan evästeitä (cookies). Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkoselain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri selaimet. Tarkemman selosteen evästeistä löydät täältä.

Evästeitä käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Välttämättömät evästeet: Sivuston ja verkkokaupan perustoimintojen mahdollistaminen, kuten ostoskorin toiminta ja käyttäjän istunnon hallinta.
  • Toiminnalliset evästeet: Käyttäjän asetusten ja valintojen muistaminen sivustolla.
  • Analytiikkaevästeet: Verkkosivuston käytön analysointi ja palveluiden kehittäminen käyttäjiä paremmin palveleviksi.
  • Markkinointievästeet: Mainonnan kohdentaminen ja markkinoinnin tehokkuuden mittaaminen.

Käyttäjä voi hallita evästeasetuksiaan selaimensa asetuksista tai verkkosivuillamme olevan evästetyökalun kautta. Välttämättömät evästeet eivät edellytä käyttäjän suostumusta, sillä ne ovat tarpeen palvelun tarjoamiseksi. Muiden evästeiden osalta pyydämme käyttäjän suostumuksen ennen niiden käyttöä. Evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

10. Rekisterin suojaus

Villein Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja huolellisuutta noudattaen.

Tietoturvatoimenpiteisiin kuuluvat:

  • Sähköiset tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin
  • Tietoliikenne on suojattu SSL/TLS-salauksella
  • Laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan säännöllisesti
  • Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen
  • Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastusoikeus on enintään kerran vuodessa toteutettuna maksuton.

Oikaisuoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista.

Poisto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaisia henkilötietoja, jotka Villein Oy:n on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Rajoittamisoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tietosuoja-asetuksen mukaisissa tilanteissa, esimerkiksi silloin kun tietojen oikeellisuus on kiistetty.

Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi myös vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Siirto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa siirtoa järjestelmästä toiseen. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut ja joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Villein Oy myös poistaa, korjaa ja täydentää oma-aloitteisesti tämän rekisterin tarkoituksen kannalta virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita henkilötietoja.

Pyynnön esittäminen

Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tai sähköpostitse:
Villein Oy
Jukka Äikäs
Sähköposti: jukka.aikas@anttiquteo-com
Osoite: Pihlajamäentie 41, 35300 Orivesi

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Yritys vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

  • Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
  • Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
  • Puhelin (vaihde): 029 566 6700
  • Sähköposti: tietosuoja(at)om.fiVerkkosivu: https://tietosuoja.fi

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Villein Oy kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi siksi muuttaa tai päivittää tietosuojaselostetta. Muutokset voivat aiheutua myös muuttuneesta lainsäädännöstä. Päivitetty tietosuojaseloste julkaistaan verkkosivullamme ja olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille sähköpostitse.